前回に続いて、よくあるメールを例に挙げ、具体的にどのように書けばいいのかを考えましょう。
Title 生物学入門Ⅰ
三好先生
学籍番号1573－916の浅倉です。授業中、Wifiの調子が悪くて課題が出せませんでした。よろしくお願いします。
メールに限らずすべての文章をわかりやすく書くには、それを読む人の立場を想像してみるといいと思います。ここではこの三好先生の立場を想像してみます。
- 今日もたくさんメールが届くなあ。（数十通の件名を見て）「生物学入門Ⅰ」？何だろう、単に科目名だけだし、急ぐ用件ではなさそうだな。こっちは「明日8日の授業内発表について」か、これはすぐ返事を書かないと。
- ｾﾞｲｾﾞｲ やっとメールの返信が終わりそうだ……「生物学入門Ⅰ」ね、浅倉さんってどの浅倉さんだろう？ どこの大学かな、学籍番号っていうからカルチャーセンターの生徒さんではないみたいだけど。
- 「生物学入門」の受講生か。この課目は４クラスあるんだよな。（全部で100人くらいの名簿を見て）「うう……ずっとモニター見てるから目がしょぼしょぼする、〇曜日〇限の生物学入門Ⅰを受講しています」と書いてくれたら、すぐに対応できるのになあ。
- 「Wifiの調子が悪い」ってどんな風に調子が悪かったんだろう？ ずっと途切れがちだったのかな、聞けてたところはあるのかな？ 後半で課題のやり方の説明をしたけど、それは聞けたのかな？
- 「よろしくお願いします」って言われても……。どうしたいんだろう？
- 課題を今からでも出そうと思ってるのかな？ そうだとしたら、どのくらいできてるんだろう？ いつ出せるのかな？
- 今からでも出せますよって返信して、どのくらいできてるのか、いつ出せるかを聞かないと……。LINEのやりとりでないんだから、１通で済むようにしてほしいなあ。
いまどきの遠隔授業に対応している講師はだいたいこういう状況にあると思いますので、メールは次のように書いてもらうと非常に有り難いです。
Title 7月15日生物学入門Ⅰの課題について
三好先生
長岡大学1年の浅倉景です。水曜日1限の生物学入門Ⅰを受講しています。
今日（7月15日）の授業中、Wifiの調子が悪くて課題が出せませんでした。9時半くらいから安定しなくなり、何度もZoomの入退室を繰り返していました。みんなが課題をしていたときも何をすればいいかわからないので、チャットで尋ねようとしたのですが、途切れてしまいうまくできませんでした。
今からでも課題を提出することは可能でしょうか。また、提出できる場合、遅延扱いになるでしょうか。
今日のテキストはダウンロードしてあったので、授業中に読んで内容はだいたい理解しました。今日の午後は授業がありますが、夜には課題に取り組むことができるので、明日までには提出できると思います。
お忙しいところお手数おかけしますが、よろしくお願いします。
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浅倉 景 ASAKURA Kei
1533@nagaoka-u.ac.jp
090 0924 0820
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このように書いてもらうと、以下の点で有り難いです。
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段落分けしているので目に優しい。
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「今日（7月15日）の授業中、Wifiの調子が悪くて課題が出せませんでした」「今からでも課題を提出することは可能でしょうか」という段落冒頭のトピックセンテンス、「明日までには提出できると思います」という段落最後の文で流し読みしても内容がわかる。
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「今日」ではなく「今日（7月15日）」とあるので、日付が変わってもいつのことかわかる。
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タイトルを見ただけで内容がわかり、返信の優先順位を決められる。
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誰からのメールかわかり、すぐに対応できる。
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「Wifiの調子が悪くて課題が出せませんでした」をトピックセンテンスに、どう調子が悪かったのかを具体的に説明している。そのため、授業内容のどの部分を伝えないといけないかがわかる。
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「今からでも課題を提出することは可能でしょうか」という要望がすぐわかる。
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課題の進み具合の状況、いつまで待てばいいのかわかる。
最後の「お忙しいところお手数おかけしますが、よろしくお願いします」はメールの決まり文句です。
署名に個人情報をどこまで書くのかは慎重になるべきですが、ここでは漢字とローマ字表記の名前・メールアドレス・携帯番号にしました。ローマ字表記は振り仮名の役割も果たしています。めったにないと思いますが、極めて緊急の場合なら、携帯番号もあれば安心です。
メールの書き方については本やサイトがたくさんあり、多くの大学では、学生さんから教員に向けたメールの書き方について説明したサイトがありますので、大学生の皆さんは、まずはそれを参照しましょう。
ただ、それらは主に専任の教員を対象に考えて作られているように思います。非常勤講師の場合は複数の大学に出講している場合も多いので、大学名を書いてもらえると大変有り難いし、早く対応できます。学生さんに、メールを送る講師が非常勤かもしれないから気を遣って書けというのは申し訳ないのですが、社会人になってさまざまな人とメールをやりとりする練習だと思ってもらえれば幸いです。
メールの書き方についても取り上げています。
